ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES - 2018

 

 

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES – 23 janvier 2018

Membres présents:

Georges Flanagan - Président

Normand Prévost - Vice-président

Aimé Robert - Secrétaire-trésorier

André Robinson - Directeur programme de sorties

Christiane Nault – Directeur et responsable du Bingo

Pierre Léveillé - Directeur du programme de danse

Claude Bartocetti – Directeur des services

Ghyslain Lavoie – Aviseur technique et membre honoraire

Il y avait 120 membres présents 

Lieu: Chalet des Citoyens BDF Salle de l'Association                      Heure:13H00 

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En guise d’introduction, le Président de l’Association rappelle qu’une Assemblée générale des membres doit être tenue au moins une fois par année. 

Le but de cette assemblée est de déposer les états-financiers, de présenter la planification financière pour la nouvelle année, d’approuver les modifications au règlement le cas échéant. 

De plus, il est mentionné que Mme Francine Cadotte a accepté d’agir à titre de secrétaire d’Assemblée et prendra note des délibérations qui suivront.  

  1.        ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR 

L’ordre du jour est distribué aux membres présents. Aucun autre sujet que ceux qui y sont inscrits n’est ajouté. 

Normand Brouillette propose l’adoption de l’ordre du jour secondé par Carmelle Laflamme.  

      2.        ÉTATS FINANCIERS POUR L’ANNÉE 2017 

Deux documents sont distribués aux membres présents : les états financiers jusqu’au 31 décembre 2017 ainsi que les états financiers comparatifs au 31 décembre 2017 versus les résultats pour la période se terminant le 31 décembre 2016. 

Le Président mentionne que les états financiers de 2016 avaient été préparés par une comptable professionnelle que l’Association avait dû payer 2250,00 $ . L’Association étant un organisme à but non-lucratif, cette somme est gigantesque par rapport à notre capacité à payer. En conséquence, il informe l’Assemblée qu’il a lui-même colligé les données des revenus et des dépenses en collaboration avec le secrétaire-trésorier, Aimé Robert et a préparé les états financiers. Il a précisé que les données brutes sont régulièrement tenues à jour par le secrétaire-trésorier. Finalement, il ajoute que tout le contenu des états financiers avait fait l’objet d’une vérification par M. Denis Fortin. M. Fortin est un comptable professionnel qui a travaillé durant toute sa carrière au Service de Police de Montréal. Maintenant à la retraite, il a accepté d’agir comme vérificateur de comptes pour l’Association et de valider les états financiers 2017 et ce bénévolement. 

Ensuite le Président  a passé en revue chacune des données des documents produits en fournissant toutes les explications pertinentes. 

À une question posée par Mme Carmelle Laflamme, il est mentionné que les revenus relatifs à la Ligue de quilles sont comptabilisés dans un compte de banque séparé. Ils ne figurent pas dans les états financiers compte tenu que toutes les recettes sans exceptions sont retournés aux joueurs à la fin de l’année en bourses. Il ne reste alors rien dans le compte de banque. 

À une autre question, le Président mentionne que la salle du Chalet des citoyens est fournie gratuitement par la Ville de Bois-des-Filion. 

À une autre question, il est mentionné que même si un membre désirant participer à une sortie utilisait son véhicule personnel pour s’y rendre, le prix du billet de participation demeurait le même. 

Finalement, une autre membre demandait qu’elle était la politique de l’Association par rapport à la possibilité de rembourser les billets de participation déjà payés à des activités. Le Président a mentionné que la règle générale est qu’il n’y avait pas de remboursement. Par contre, il acceptait de s’occuper des demandes cas par cas. La politique à ce sujet sera élaborée par écrit et mise à la disposition de tout le monde. (Déjà fait et disponible sur notre site Web). 

Après ces discussions, l’acceptation des états financiers est proposée par Aimé Robert et secondée par Normand Prévost. 

        3.       PLANIFICATION BUDGÉTAIRE 2018 

Le Président mentionne que les activités seront généralement les mêmes qu’en 2017 sauf pour quelques points précis : 

-          Une nouvelle activité est ajoutée soit un cours de danse en ligne de base. Cette activité ne génèrera aucun déficit. Des bénéfices de l’ordre de 40$ par cours sont anticipés. Il y aura une trentaine de cours. Donc, on espère un bénéfice d’environ 1200,00$ .

 -         Le bingo hebdomadaire du mercredi soir est abandonné en partie. Il sera désormais mensuel et aura lieu en même temps que les Tournois mensuels de 500. Ce bingo ne générait aucun bénéfice et n’occasionnait aucune déficit.

-          Désormais, les participants aux jeux de cartes qui ont lieu 2 fois par semaine pendant 35 semaines environ devront payer 1,00 $ comme frais de participation. Il y a une moyenne de 35 joueurs à chaque occasion. Donc on peut s’attendre à une recette de 35 *2= 70 * 35 = 2450,00 $ . La moitié de cette somme environ sera retournée aux membres participants lors du 2e et du 4e dîner de l’amitié lors d’un tirage qui leurs sera réservé. 

Après ces discussions, l’acceptation de la planification budgétaire est proposée par Patrick O’Meara et secondée par Ronald Roy. 

         4.        NOUVEAU RÈGLEMENT NO 5 

Le document RÈGLEMENT NO. 5 est distribué aux membres présents. Ce règlement remplacera tous les règlements précédents adoptés par le Conseil d’Administration. 

Après une révision détaillée de son contenu, Jacqueline Bartocetti propose son adoption et est secondée par Claude Richard. Le Président verra à faire notarier ledit Règlement no. 5 le cas échéant.

         5.       BESOINS DE L’ASSOCIATION EN BÉNÉVOLES 

Les membres présents sont invités à ne pas hésiter à soumettre leur nom pour agir en tant que bénévole pour les différents activités. Toutes les compétences seront acceptées et mises à profit. 

L'assemblée est levée à 14h15                           

La levée de l’assemblée est proposée par André Robinson et secondée par Lise Poitras. 

                                          préparé avec l’aide de Francine Cadotte et distribué par: 

Georges Flanagan – Président